今日は巷で話題のBIツールの活用術についてまとめます。
BIツールとは
BIとはBuisiness Intelligence toolの略で、
例えば手持ちのエクセルファイルや、会社のデータベースなど様々なデータを自動でまとめたり、レポートの自動作成、関係者への配布といった作業まで行ってくれます。
常日頃から膨大なデータを整理し、報告書作成に追われている方は、BIツールで業務負荷を減らすことが可能です。
今日は、私が作ったレポートを紹介します。
取り扱うデータですが、会社のデータは使えないので、下記から適当なデータを拝借しています。
ちなみに、BIツールについてはいろんなものがありますが、私はMicrosoftのPower BIを使用しています。いくつかソフトを使ってみましたが、PowerBIが使いやすかったです。
BIツール活用事例紹介
たとえば皆さんも働いていてこんなことはないでしょうか。
部長「豆腐くん、このデータを明日の会議までにいい感じにまとめといてくれたまえ。」
豆腐「・・・わ、わかりました。」
⭐︎⭐︎次の日⭐︎⭐︎
部長「では、豆腐くん説明してくれたまえ。」
豆腐「はい、都道府県別、業者別で就業者数を集計すると、こうなります。」
部長「んー、わかりにくいな。2020年の東京都の業種別比率は？」
課長A「主要都市のデータだけ、見たいんだけど…」
課長B「年度別で見ると、就業者数って減ってるの？」
課長C「製造業だけのグラフを見せてよ。」
豆腐「あわわわわわ…」
部長「豆腐くん、会議で出た宿題を明日までにまとめてくれたまえ。」
豆腐「••••はい。」
みなさんにも、このような経験はないでしょうか。事前に言ってくれれば、エクセルで準備できますが、突然いろんなことを言われても対応できませんよね。
しかし、BIツールを使えば瞬時に対応可能です。今回作成したのは、この4枚のグラフです。
①都道府県別就業者数（業種で色分け）
部長「豆腐くん、では東京都の業種別比率を教えてくれ。」課長A「主要都市のデータはどうだ？」豆腐「ピックアップするとこんな感じです。」豆腐「2005年以降で、5年おきに100-150万人程度純減しています。」豆腐「生産工程事業者を見ると、愛知県がNo1です。愛知県は全業種だと4位なので、やはりトヨタの影響力はすごいですね。」
こんな感じで、データのグラフ化や集計は、タブを選択するだけでどんなパターンにも対応可能です。
「エクセルでもできるんじゃない？」と思った方もいると思いますが、BIツールの強みは、データサーバーのデータや、共有フォルダに保存されているエクセルデータを自動で持って来ることが可能で、一度シナリオを作ってしまえばデータのコピペをする必要がなく、データを見るところから仕事を始められる点です。
毎月の定例報告などは、BIのデータ更新ボタンをポチッとすれば、自動で更新されるので、資料準備を大幅に短縮できます。
実際、私自身の業務も膨大なデータ整理との戦いでしたが、大幅に時間削減できました。
また、異動に伴う業務の引き継ぎも、BIで作成したシナリオを渡すだけで、煩雑な作業を引き継ぐことが可能となりました。
年度別のコスト解析、販売推移、操業条件と製品分析結果の相関図作成など、アイデア次第で様々な業務に応用可能です。
「私も使ってみたいけど、使い方がわからない…」という方がいれば、今回作成したシナリオの作り方も今後まとめてみようと思います。
今回の記事で、BIツールを使ってみたいと思った方があれば幸いです。
以上、豆腐がお送りしました！
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