どーも、豆腐です。
本日はBI活用５日目。最も重要なレポート共有について紹介します。
レポート共有はBIで最も強力なツール。作成した最新版のレポートを関係者に自動配布できるため、「あのデータ、メールで送って！」とか、「こういうグラフを作って欲しい！」という仕事依頼を「BIで勝手に作ってください。」の一言で完了できます。
では早速始めます。
レポートの作成方法
レポート発行
上部のバーにある「発行」をクリックします。ファイルの保存を要求されるので、保存しましょう。
ワークスペースの選択
次に、レポートを発行するワークスペースを選択します（ワークスペースの作り方がわからない方は、先にワークスペース作成の項目を参照してください）。
噛み砕いていうと、どのグループメンバーにレポートを共有するかをここで決めます。ひとまず、初回はマイワークスペースを選択してみます。ここは、自分だけが閲覧可能なスペースです。
発行はこれで完了です。
レポート確認方法
PowerBI web 版へのログイン
レポートはMicrosoft teams経由で閲覧することも可能ですが、まずは基本となるPowerBI web版での確認方法を紹介します。
まずはログイン。下記のURLから、サインインしていきましょう。
レポートを開く
ログインするとこんな画面が開きます。左側のマイワークスペースをクリック。
マイワークスペースを見ると、先ほど発行したファイルが確認できました。名称「240721-powerBI」、型が「レポート」の方をクリックします。
クリックすると下記のような画面がひらけます。PowerBIデスクトップで作成した図表が、全てweb版でも確認できました。
レポート発行は以上です。手順はとても簡単！
しかし、冒頭でマイワークスペースを選択したので、この時点では自分しかレポートを見れません。
他人にレポートを共有するためには、ワークスペースを作成し、そのスペースに関係者を招待し、レポートの発行時に作成したワークスペースを指定します。実際にやってみましょう。
ワークスペース作成方法
ワークスペース作成
PowerBI web版の左の「マイワークスペース」をクリックすると下記の画面が表示されるので、下の「＋新しいワークスペース」をクリックして、スペースを作成します。
閲覧者の設定
新しいスペースができたら、グループ名の右側に表示される「•••」をクリックし、「ワークスペースアクセス」をクリック。
下記の画面になったら、赤枠内に名前かメールアドレスを入力。会社で契約している場合は、名前を入れるだけで候補がでてくるはずです。
必要なメンバーを登録したら完了です。あとは、レポートを再度発行する際、保存先に作成したワークスペースを指定すれば完了です。
以上、ここまでの5回を全てマスターすれば、以降はグラフ作成、データ更新、報告書のメール送付という無駄な作業からは完全に解放されます。今後は、新しいデータが追加されたらデータ更新とレポート発行をクリックするだけです！おめでとうございます！
PowerBIは一つ一つの作業は簡単なので、あとは組み合わせとアイデア次第で、自分の業務を効率化できると思います。ぜひトライしてみてください。
「こんなことできないかな？」という質問があれば、データをいただければ可能な限り回答したいなと思いますので、ご質問いただければと思います。
以上、豆腐がお送りしました！
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